A finales de 2021 tenía frente a mí una carpeta de expedientes digitales y una tarea que se repetía sin piedad. Abrir cada PDF, contar sus páginas, anotar el folio inicial y el final, y pasar todo eso a mano a la hoja de Excel del índice electrónico. Un archivo tras otro, una carpeta tras otra, con la misma atención de la primera vez para no correr un número. Me acuerdo de pensar que estaba usando un computador como si fuera una calculadora de bolsillo, y que eso tenía algo de absurdo.
Una norma sin herramienta
El índice electrónico tiene una razón de ser. En junio de 2020 el Consejo Superior de la Judicatura expidió el Acuerdo PCSJA20-11567, que en su artículo 33 ordenó un plan de digitalización y le encargó al CENDOJ (el centro de documentación de la Rama) los lineamientos de gestión documental. De ese marco salió el protocolo para conformar el expediente electrónico, y con él la obligación de que cada expediente tenga un índice que diga qué documento hay, en qué orden y con cuántas páginas. Sin ese índice, un expediente digital es un montón de archivos sueltos que nadie puede auditar.
La norma tenía razón en el qué. El cómo quedó en manos de cada despacho, y en la práctica eso significaba personas contando páginas y copiando nombres de archivo en una plantilla de Excel. Es un trabajo que exige cuidado y que a la vez no exige criterio, la peor combinación posible para una jornada de ocho horas. Cada hora que se iba en eso era una hora menos para el trabajo que sí necesita a alguien que piense.
El mazo
A principios de 2022 leí “Sálvese quien pueda” de Andrés Oppenheimer, un libro sobre cómo la automatización está cambiando oficios enteros. Me quedó una pregunta incómoda dando vueltas. Si la automatización ya estaba llegando a oficios que parecían intocables, ¿por qué yo seguía contando folios con el dedo? Cuando escribí sobre esto en diciembre de 2022 lo resumí con una imagen que todavía me gusta, la del mazo de un cavernícola que aumentaba su fuerza.
Un mazo sigue necesitando una mano que lo levante y un ojo que decida dónde golpear. Lo que cambia es la fuerza del golpe. Eso era lo que yo quería para el índice electrónico, una herramienta que hiciera la parte pesada y le dejara a la persona la revisión y la decisión final.
El primer script
Empecé con Python y sin ningún plan de arquitectura. El script abría un PDF, contaba sus páginas y escribía el nombre del archivo junto a su número de folios en una celda, y eso era todo. El 5 de enero de 2022 subí el primer commit al repositorio. El problema era que solo funcionaba en mi computador, con mis carpetas y con los nombres de archivo que yo conocía, y cualquier documento con un nombre raro lo hacía fallar. Aun así, la primera vez que lo corrí sobre una carpeta completa y vi el índice lleno sin haber tocado una celda, supe que no iba a volver a contar folios a mano.
Las decisiones técnicas de esa primera etapa salieron de obstáculos muy concretos. Usé xlwings (una librería que controla el Excel instalado en el equipo) porque quería que la persona viera cómo se llenaba su propia plantilla, con sus fórmulas y macros intactas. Después empaqueté todo con PyInstaller para que funcionara como un programa normal, sin instalar Python en computadores con permisos restringidos.
Así se veía la herramienta en la versión 1.4.2, en diciembre de 2024, casi tres años después de aquel primer script. En ese momento todavía se llamaba GestionExpedienteElectronico, un nombre casi tan largo como la tarea que resolvía. El nombre AgilEx llegó después, y esa historia va en la quinta entrega de esta serie.
Lo que vino después
En octubre de 2022 publiqué la primera versión, con el código bajo licencia MIT desde marzo de ese año, y en noviembre registré la obra en la Dirección Nacional de Derecho de Autor. Lo construí como proyecto personal, con equipo y cuentas propias, y esa decisión de publicarlo merece su propia entrega. Más adelante integré el equipo Marduk, que en 2024 ganó el primer concurso de innovación JusticIALab presentando varias herramientas, entre ellas esta. Cada uno de esos pasos cambió la herramienta y también mi forma de entenderla.
El código de aquel primer intento ya casi no existe en la versión actual. Lo que sí sigue igual es la idea del mazo, la de una herramienta que se encarga del golpe repetitivo para que la persona se quede con la parte que necesita criterio. Si trabajas en un despacho y todavía cuentas folios a mano, échale un vistazo al repositorio y cuéntame qué otra tarea mecánica de tu día te gustaría quitarte de encima.
Serie AgilEx · 1/7 · Todas las entregas · Próxima entrega el 25 de octubre, sobre la licencia MIT y el registro de la obra.
Escrito a título personal. AgilEx es software libre (MIT) de mi autoría; no representa a la Rama Judicial y su uso en un despacho requiere las autorizaciones institucionales que correspondan.